كيفية إدارة فريق العمل عن بعد بفعالية
إدارة فريق العمل عن بعد
في ظل التطور التكنولوجي أصبحت إدارة فريق العمل عن بعد أمر ضروري في أحيان كثيرة،
خاصة عند الحاجة إلى جذب كفاءات وخبرات موجودة في أماكن بعيدة عن مكان عملك أو حتى خارج الدولة،
إليك كيفية إدارة الفريق البعيد بفعالية فيما يلي.
محتويات الموضوع
مفهوم إدارة فريق العمل عن بعد
فريق العمل عن بعد هو مجموعة من الأشخاص المشتركين معًا في غرض أو مشروع واحد،
ويعملون جميعًا في نفس المنظمة وعادة مع نفس المدير ولكن يكونوا فعليًا في مكاتب أو مدن أو حتى بلدان مختلفة.
من الضروري في هذه الحالة امتلاك الأدوات التي تمكنك من إدارة فريق العمل عن بعد بشكل احترافي،
يساعد في تيسير الأعمال بسهولة وشكل أكثر تنظيمًا.
كيفية إدارة فريق العمل عن بعد بنجاح
رغم اختلاف طريقة الإدارة عن بعد قليلًا من شركة لأخرى اعتمادًا على الأهداف المحددة والموظفين المختارين إلا أن هناك إرشادات أساسية لإدارة أي فريق بعيد، إليك أهم النصائح والوسائل الفعالة فيما يلي:
- استخدام أدوات الانترنت لتحسين التواصل
الاعتماد على أدوات العمل عن بعد لإدارة فريقك يمكن أن يعزز التواصل بينك وبين موظفيك بشكل أفضل.
هناك أكثر من أداة تسهل إجراء مقابلات العمل عبر الإنترنت يجب أن يعرفها كل مدير يحتاج إلى إدارة فريق بعيد، ومن هذه الأدوات:
أداة Slack: تبدو كما لو كانت مكتب افتراضي إلى حد ما، وتتميز بتوفير قنوات لتصنيف مختلف المحتويات المتعلقة بالعمل والمراسلة الفورية.
زووم Zoom: أداة للدردشة المرئية، ويجد الكثير من الأشخاص أنها الأداة الأكثر موثوقية للمؤتمرات/ الاجتماعات، لأنها تعمل بشكل أفضل مع المجموعات الكبيرة.
- تحفيز المحادثات اليومية
تتطلب إدارة فريق العمل عن بعد بشكل فعال إنشاء علاقة بناءة مع الأشخاص الذين تعمل معهم.
يجب التأكد من أن الموظفين يشعرون بالراحة عند التحدث إليك بشأن أي مشاكل قد تواجههم،
وأن مخاوفهم اختفت بعد التحدث إليك.
- إدارة التوقعات على كلا الجانبين
وضع نفسك مكان موظفيك طريقة مفيدة لإدارة التوقعات،
لذلك من المهم الحصول على فكرة واقعية عما يمكن أن تتوقعه من فريقك البعيد ومتى يمكنك توقعه.
يجب أن تحمل نفسك المسؤولية أيضًا، لأن لدى موظفيك توقعاتهم الخاصة حول الكيفية التي يجب أن تدير بها فريقًا عن بعد ويرغبون بالطبع في تلبية هذه التوقعات.
- وضع نظامًا واضحًا
من المهم إدارة التوقعات من خلال تحديد معايير معينة لفريقك، ويتطلب ذلك وضع نظامًا واضحًا
حتى يكون المشاركين مسؤولين دائمًا عن الالتزام بهذه المعايير.
على سبيل المثال، من الممكن أن تتضمن هذه المعايير النتائج المراد تحقيقها من المشروع،
كي يسخر الفريق جهوده نحو الأهداف التي تؤدي إلى تحقيق هذه النتائج في النهاية.
- وضع أهداف واضحة ومباشرة
تفتقر إدارة فريق العمل عن بعد إلى التواصل المباشر (وجهًا لوجه)، لذلك تزداد
أهمية وضع أهداف محددة وواضحة، لأن ذلك يعتبر مفتاح النجاح في أي عمل.
أظهرت دراسة أُجريت في عام 2015 أن الأشخاص الذين سجلوا أهدافهم كانوا أكثر نجاحًا بنسبة 33% مقارنة بالذين لم يفعلوا ذلك.
اقرأ أيضًا:
- تعزيز التفاعلات الاجتماعية
ينعكس توطيد علاقتك مع الموظفين على العمل بشكل إيجابي،
وجزء من تطوير العلاقة هو الارتباط بزملاء العمل والموظفين الآخرين على المستوى الاجتماعي بالإضافة إلى مكان العمل.
يمكن ترتيب التجمعات والأنشطة الترفيهية من أجل بناء الفريق، مثل الألعاب الجماعية عبر الإنترنت.
تساعد هذه الطريقة في تعزيز المشاركة بينك وبين الموظفين، وتحقق الشركات ذات المشاركة العالية ضعف الإيرادات السنوية التي تحققها الشركات ذات العلاقات الضعيفة أو المنعدمة.
- أتمتة المهام كلما أمكن ذلك
تساعد الأتمتة في تسريع سير العمل، لذلك من المفيد للشركات أتمتة المهام للمساعدة في إدارة فريق العمل عن بعد بشكل أسهل.
على سبيل المثال، يساعد استخدام أداة Slack في تعيين تذكيرات تلقائية للموظفين عن بُعد، بالإضافة إلى إدارة أحداث تقويم جوجل في قاعدة بيانات.
- تقديم نصائح مسبقة
من المهم تقديم نصائح لفريق العمل حول المشاكل المحتمل أن تواجههم وكيفية التعامل معها أو الأمور التي يجب وضعها في الاعتبار أثناء العمل، حيث يساعد ذلك في تيسير الأعمال بشكل أسرع وبأقل قدر من مصادر التشتيت.
على سبيل المثال، يمكنك أيضًا نصح أعضاء فريق عملك الذي تديره عن بعد بضبط هواتفهم على الوضع الصامت، لتجنب الرد على الرسائل والإشعارات على الفور، ما يمكنهم من التركيز في عملهم بشكل أفضل.
تحديات إدارة فريق العمل عن بعد
رغم أن الكثير من الأشخاص يفضلون العمل من المنزل إلا أن هناك بعض التحديات
التي تواجههم عند العمل عن بُعد، إليك أبرز هذه التحديات فيما يلي:
- تواصل أقل فاعلية
إدارة فريق العمل عن بعد تعني الحاجة إلى التواصل مع أشخاص على بُعد مئات الأميال،
لذلك يمكن القول إن الاتصال من أكبر التحديات التي يمكن أن تواجهك عندما يتعلق الأمر بإدارة فريق بعيد.
حتى مع وجود التكنولوجيا التي تسهل التواصل عن بعد يمكن أن يؤثر نقص التفاعلات وجهًا لوجه على الفريق بشكل سلبي،
فمثلًا يظهر سوء الفهم في أحيان كثيرة في التواصل عبر الانترنت أكثر من الحوار العادي.
يعتمد العمل الجماعي بشكل كبير على التعاون، ما يعني أن التواصل المستمر هو أساس المشروع الناجح.
- صعوبة التدريب وتطوير المهارات
من المؤكد أن تعيين مطورين جدد للعمل في مشروعك عملية طويلة وصعبة،
فعندما تدير فريقًا عن بُعد قد يكون من الصعب على أعضاء الفريق تعلم إجراءات جديدة، لأنهم غير قادرين على مشاهدة العمليات والخطوات العملية وتنفيذها بشكل شخصي.
بشكل عام، يتطلب التعرف على الشركة وأهدافها عادة بعض الوقت والإرشاد،
وربما يكون الاعتماد على رسائل البريد الإلكتروني أو المكالمات الهاتفية فقط عندما تحتاج إلى تعيين موظفين جدد أو تقديم إرشادات للموظفين الموجودين بالفعل طريقة غير فعالة بالدرجة المطلوبة.
علاوة على ذلك، يكون لدى الموظفين الجدد غالبًا الكثير من الأسئلة التي ستحتاج إلى الإجابة عليها،
ولا يعتبر الاتصال الرقمي في الوقت الحالي خيارًا مثاليًا لعملية الإعداد.
يمكن التعامل مع مثل هذه التحديات عن طريق إنشاء وثائق وإرشادات مفصلة لنقل أكبر قدر ممكن من المعلومات للموظفين الجدد.
- انخفاض الإشراف
يساعد التفاعل وجهًا لوجه بين المديرين والموظفين على تعزيز الإشراف على الأعمال والمهام اليومية التي يتم تنفيذها، إلا أن ذلك لا يتوفر بالفعل في العمل عن بُعد.
تستلزم إدارة فريق العمل عن بعد بفعالية منح الموظفين المساحة التي يحتاجون إليها للقيام بعملهم بشكل أفضل،
ومن المفترض أن يعملون حينها بنفس القدر من الجدية بدلًا من المراقبة المباشرة.
- صعوبة ترسيخ ثقافة الشركة
امتلاك ثقافة راسخة ميزة لا جدال فيها في مجال الأعمال،
فعندما يؤمن الموظفون بما يفعلونه ويشعرون بالاتحاد حول قضية مشتركة يؤدي ذلك إلى تحسين الأداء.
بالنسبة للشركات التي تحتاج إلى إدارة فريق العمل عن بعد يمكن أن يكون ترسيخ ثقافة الشركة أمرًا صعبًا إلى حد ما.
بدون التواجد الفعلي في نفس المكان يمكن أن تواجه الإدارة صعوبة في توصيل أفكار الشركة إلى الفرق البعيدة،
لذلك يمكن أن يواجه الموظفون عن بُعد انخفاضًا كبيرًا في الحافز.
كما يشعر الموظفون الذين يشاركون بفاعلية في الشركة بمزيد من التقدير، وتتغير طريقة تفكيرهم
من مجرد العمل في شركة إلى أن يكونوا جزءًا من شيء أعظم، لذلك يجب بذل الجهد لجمع أعضاء الفريق البعيد معًا من خلال الأنشطة والأحداث الجماعية.
- المزيد من الإلهاءات
يفضل البعض العمل عن بعد كفرصة لرعاية أطفالهم في المنزل، إلا أن ذلك لا ينتج عنه أفضل النتائج.
نتيجة لذلك، يجب على الأشخاص الذين يتولون مهمة إدارة فريق العمل عن بعد توصية موظفيهم بضرورة
توفير عمل مثالية مفيدة لإنتاجيتهم وبعيدة عن أي مصادر للتشتيت.
علاوة على ذلك، يشعر الموظفون عن بعد بالملل بسبب فقدان التفاعل الاجتماعي،
لذلك يمكن أن يبحثون عن أي شيء للتخلص من هذا الملل أو الروتين، مثل تصفح وسائل التواصل الاجتماعي أو مشاهدة التلفاز خارج أوقات الراحة.
- نقص التفاهم وتبادل المعلومات
يتعين على الموظفين العمل بشكل مستقل تمامًا في حالة عدم التواجد بالمقر الفعلي بالشركة،
ونتيجة لذلك يقل الاتصال بزملاء العمل الآخرين والمعلومات الداخلية التي يمكنهم تقديمها عادة.
نتيجة ذلك، يكون هناك نقص في التفاهم المتبادل بين زملاء العمل، سواء كان مرتبطًا بشؤون العمل أو المشاكل الشخصية، كما يقل تبادل المعلومات الذي يلعب دورًا هامًا في تعزيز فرص نجاح الشركة/ المؤسسة.
أدوات وبرامج تساعد على إدارة فريق العمل
أشرنا بالأعلى إلى بعض الأدوات التي يمكن استخدامها في إدارة فريق العمل عن بعد، لجعل التواصل أكثر فاعلية ويمكن توضيح العديد من الأدوات الأخرى بشكل أكثر تفصيلًا فيما يلي:
- أداة Caroo: يزيد عدد مشتركيها عن نصف مليون مشترك تقريبًا.
- منصة monday.com: عبارة عن منصة مخصصة لإدارة جميع الفروع لشركتك/ مؤسستك من المبيعات والتسويق إلى تكنولوجيا المعلومات وكل ما هو متعلق بهما.
- برنامج Bonusly: يساعد في تعزيز الاتصال والعمل الجماعي والتفاعل بين الموظفين.
- منصة Nectar: تسمح للموظفين بالتعرف على بعضهم البعض، وتسهل التواصل بينهم وبين الهيكل التنظيمي للشركة.
- منصة Weve: توفر مكتبة رائعة من الأنشطة التفاعلية لجعل اجتماعات الفريق أكثر إثارة للاهتمام وتعزيز التفاعل بين الموظفين.
جدير بالذكر أن شركة أنظمة تقدم لعملائها مجموعة من أفضل البرامج لمساعدتهم على ادارة الشركات باحترافية وأكبر قدر من السهولة، سواء ما يتعلق بإدارة الموظفين أو العملاء وما إلى ذلك.
